1. Rekisterinpitäjä
Tunne ry
℅ Mieli ry
Maistraatinportti 4 A, 7. krs
00240 Helsinki
https://tunne.org
(jäljempänä yhdistys)
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
toiminnanjohtaja Taneli Saari
taneli@tunne.org
p. 050 3886 200
3. Rekisterin nimi
Tapahtumien osallistujarekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on
- tapahtumailmoittautumisten ylläpito
- tapahtumasta viestiminen ilmoittautuneille
- palautteen kerääminen ilmoittautuneilta
- tapahtumien tilastointi ja kehittäminen
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee tapahtumien osallistujarekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:
- ilmoittautujan perustiedot kuten nimi
- ilmoittautujan yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoitetiedot
- ilmoittautujan mahdollinen taustaorganisaatio
- mahdolliset muut erikseen ilmoittautujan suostumuksella kerätyt tiedot, kuten sisällölliset toiveet tapahtuman järjestäjälle, tapahtuman tarjoiluun liittyvät ruokavaliohuomiot tai STEA-avusteisen toiminnan raportoinnin edellyttämät tilastointitiedot
- mahdolliset tapahtumaan liittyvät maksutiedot
6. Tietolähteet
Saamme tietoja ensisijaisesti ilmoittautujalta itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä, ilmoittautujan taustaorganisaation edustajalta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
7. Tietojen luovutukset ja siirrot
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä pilvipalveluita. Tapahtumien osallistujatiedot tallennetaan Tunne ry:n digitaaliseen rekisteriin Googlen hallinnoimille ja suojaamille palvelimille. Käytämme Googlen pilvipalveluita (G Suiten järjestöversio). Google säilyttää Tunne ry:n tiedot EU:ssa sijaitsevilla palvelimilla. Google kuvaa DPA-sivullaan miten se noudattaa EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle ja muille ulkopuolisille tahoille.
8. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Säilytämme henkilötietoja tapahtuman toteutuksen ja sen jälkeisen palautteen keruun ajan. Tapahtuman jälkeen yksittäisten osallistujien tunnistetiedot poistetaan ja tapahtumista koostetaan osallistujatilasto Tunne ry:n toiminnan kehittämiseen sekä avustettavan toiminnan tulosten ja vaikuttavuuden raportointiin.
Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
10. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, ilmoitamme tällä sivulla päivitysajankohdan. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.
Päivitetty 28.5.2020